Şirketlerde İç Kontrol Sisteminin Hata ve Hileyi Önlemedeki Rolü

İÇİNDEKİLER

ÖNSÖZ......................................................................................................v

İÇİNDEKİLER........................................................................................ix

KISALTMALAR .................................................................................... xv

GİRİŞ ........................................................................................................1

BÖLÜM 1.

MUHASEBEDE HATA VE HİLE

1. MUHASEBEDE HATA KAVRAMI...............................................3

1.1. Hata Kavramı ve Tanımı ........................................................5

1.2. Muhasebe Hatalarının Nedenleri.............................................6

1.2.1. Dikkatsizlik .................................................................6

1.2.2. Bilgisizlik....................................................................7

1.2.3. Yorgunluk ...................................................................7

1.2.4. Tecrübesizlik...............................................................7

1.3. Muhasebe Hata Türleri ...........................................................8

1.3.1. Matematiksel Hatalar...................................................8

1.3.2. Kayıt Hataları..............................................................8

1.3.2.1. Rakamsal Hatalar..........................................8

1.3.2.2. Hesap Hatası.................................................9

1.3.2.3. Hesapların Borç Alacak Taraflarının

Karıştırılması................................................9

1.3.3. Nakil Hatalar...............................................................9

1.3.4. Unutma ve Tekrar Kayıt Hataları.................................9

1.3.4.1. Unutma Hataları ...........................................9

1.3.4.2. Tekrarlama Hataları .................................... 10

1.3.5. Bilanço Hataları......................................................... 10

1.3.5.1. Değerleme Hataları..................................... 10

1.3.5.2. Hesapların Birleştirilmesi............................ 11

2. KURUMSALLAŞMA VE KURUMSAL YÖNETİM.................... 12

3. MUHASEBE HİLELERİ .............................................................. 12

3.1. Hile Kavramının Genel Özellikleri ....................................... 14

3.2. Hilenin Yaygınlığı ve Maliyeti ............................................. 15

4. HİLE TÜRLERİ............................................................................ 16

4.1 Çalışan Hileleri .................................................................... 17

4.2. Yönetim Hileleri................................................................... 20

4.3. Yatırım Hileleri .................................................................... 23

4.4. Satıcı Hileleri ....................................................................... 23

4.5. Müşteri Hileleri .................................................................... 24

5. HİLEYE MARUZ KALAN İŞLETMELER .................................. 24

6. HİLE YAPANLARIN GENEL ÖZELLİKLERİ............................ 26

6.1. Yaş Dağılımı ........................................................................ 27

6.2. Çalışma Süresi...................................................................... 28

6.3. İşletmedeki Pozisyonu.......................................................... 28

6.4. Yıllık Gelir........................................................................... 29

6.5. Cinsiyet................................................................................ 29

6.6. Eğitim Durumu .................................................................... 29

6.7. İşletmedeki Departmanı........................................................ 30

7. ÇALIŞANLARI HİLE YAPMAYA İTEN NEDENLER ............... 30

7.1. Hile Üçgeni.......................................................................... 30

7.1.1. Baskı Unsuru............................................................. 32

7.1.1.1. Mali İçerikli Baskılar.................................. 32

7.1.1.2. Kötü Alışkanlıklardan Doğan Baskılar........ 33

7.1.1.3. İşle İlgili Baskılar ....................................... 34

7.1.2. Fırsat Unsuru............................................................. 34

7.1.3. Haklı Gösterme Unsuru ............................................. 35

BÖLÜM 2.

İŞLETMELERDE İÇ KONTROL SİSTEMİ

1. GENEL AÇIKLAMALAR............................................................ 37

2. KONTROL KAVRAMI................................................................ 38

3. KONTROL TÜRLERİ.................................................................. 39

3.1. Önleyici Kontroller............................................................... 39

3.2. Tespit Edici Kontroller ......................................................... 40

3.3. Düzeltici Kontroller.............................................................. 40

4. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN TANIMI......................................... 40

4.1. İç Kontrol Kavramındaki Gelişmeler .................................... 43

4.1.1. COSO Raporu’ndan Önceki Tanımlar........................ 44

4.1.2. COSO Raporu’na Göre İç Kontrol Kavramı.............. 45

5. İŞLETMELERDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ÖNEMİ............. 46

6. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN AMAÇLARI .................................. 48

6.1. İç Kontrol Sisteminin Esas Amaçları .................................... 48

6.1.1. İşletmenin Varlıklarını Korumak ............................... 49

6.1.2. Bilgilerin Doğruluk ve Güvenilirliğini Sağlamak ....... 51

6.1.3. Faaliyetlerin Verimliliğini ve Politikalara

Uygunluğunu Sağlamak............................................. 51

6.1.4. Kaynakların Ekonomik ve Verimli Kullanımını

Sağlamak................................................................... 53

6.1.5. Belirlenmiş Amaçlara ve Hedeflere Ulaşılmasını

Sağlamak................................................................... 53

6.2. İç Kontrol Sisteminin Genel Amaçları .................................. 54

6.3. İç Kontrol Sisteminin Özel Amaçları .................................... 54

6.3.1. Geçerlilik .................................................................. 55

6.3.2. Tamlık....................................................................... 55

6.3.3. Kayıtların Uygunluğu ................................................ 55

6.3.4. Varlıkları Koruma ..................................................... 56

6.3.5. Mutabakat ................................................................. 56

7. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN BİLEŞENLERİ............................... 57

7.1. Kontrol Ortamı..................................................................... 58

7.1.1. Dürüstlük ve Etik Değerler ........................................ 59

7.1.2. Yeterliliğe Bağlılık .................................................... 60

7.1.3. Yönetim Kurulu ve Denetim Komitesi....................... 62

7.1.4. Yönetim Felsefesi ve İşletme Politikaları ................... 63

7.1.5. Örgütsel Yapı ............................................................ 64

7.1.6. Yetki ve Sorumluluk Verme Yöntemleri.................... 66

7.1.7. İnsan Kaynakları Yönetimi ........................................ 66

7.1.8. Dış Etkenler............................................................... 67

7.2. Risk Değerleme.................................................................... 68

7.3. Kontrol Faaliyetleri .............................................................. 71

7.3.1. Görev Ayrımları ........................................................ 72

7.3.2. Bilgi İşleme ............................................................... 72

7.3.3. Başarım Kontrolleri ................................................... 73

7.3.4. Fiziksel Kontroller..................................................... 73

7.4. Bilgi ve iletişim.................................................................... 73

7.5. Gözlemleme ......................................................................... 75

8. İÇ KONTROL SİSTEMİ VE İÇ DENETİM İLİŞKİSİ .................. 76

9. İÇ KONTROL SİSTEMİ BAĞIMSIZ DENETİM İLİŞKİSİ.......... 79

BÖLÜM 3.

İŞLETMELERDE HATA VE HİLEYİ ÖNLEMEDE

İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİLİLİĞİ

1. İŞLETMELERDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN KURULMASI... 83

1.1. Alacak Hesaplarına İlişkin İç Kontrol Sisteminin

Kurulması ............................................................................ 84

1.2. Mal ve Hizmet Alımlarına İlişkin İç Kontrol Sisteminin

Kurulması ............................................................................ 85

1.2.1. Satın Alma İstemi...................................................... 86

1.2.2. Satın Alma Siparişi.................................................... 86

1.2.3. Teslim Alma.............................................................. 87

1.2.4. Fatura........................................................................ 87

1.3. Mal ve Hizmet Satışlarına İlişkin İç Kontrol Sisteminin

Kurulması ............................................................................ 88

1.3.1. Satış Siparişlerinin Hazırlanması ............................... 89

1.3.2. Siparişin Gönderilmesi .............................................. 89

1.3.3. Borçlandırma ve Tahakkuk........................................ 90

1.3.4. Müşteriden Bedelin Tahsili........................................ 90

1.4. Para Tahsilatına İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması ...... 91

1.5. Para Ödemelerine İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması ... 92

1.6. Maaş Bordrolarına İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması.. 94

1.7. Stoklara İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması .................. 95

1.8. Menkul Kıymetlere İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması. 97

1.9. Sabit Kıymetlere ilişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması..... 98

1.10. Borçlara İlişkin İç Kontrol Sisteminin Kurulması................ 100

2. İŞLETMELERDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN

KURULMASINDA GÖZ ÖNÜNDE BULUNDURULAN

FAKTÖRLER............................................................................. 100

2.1. Risk Faktörü....................................................................... 101

2.2. Maliyet Faktörü.................................................................. 102

3. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İNCELENMESİ ........................... 104

3.1. İç Kontrol Sisteminin Denetçi Tarafından İncelenmesi........ 104

3.2. İç Kontrol Sisteminden Edinilen Bilgilerin Belgelenmesi.... 107

3.2.1. Not Alma Yöntemi .................................................. 107

3.2.2. Akış Şeması Yöntemi .............................................. 108

3.2.3. Anket Yöntemi ........................................................ 109

4. İŞLETMELERDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN

DEĞERLENDİRİLMESİ............................................................ 109

4.1. Satınalmaya İlişkin İç Kontrol Sistemi Değerlendirilmeleri. 112

4.2. Nakit Ödemelere İlişkin İç Kontrol Sistemi

Değerlendirmeleri............................................................... 112

4.3. Ücret Ödemelerine İlişkin İç Kontrol Sistemi

Değerlendirmeleri............................................................... 113

5. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİ.................................. 114

5.1. Etkili Bir İç Kontrol Sisteminin Temel Prensipleri .............. 114

5.1.1. Görevlerin Ayırımı .................................................. 115

5.1.2. Yetkilendirme.......................................................... 115

5.1.3. Belge ve Muhasebe Kayıt Düzeni ............................ 116

5.1.4. Fiziki Koruma ......................................................... 116

5.1.5. Bağımsız Mutabakat................................................ 117

5.2. İç Kontrol Sisteminin Etkinliğinin Hileler Üzerindeki

Etkileri ............................................................................... 118

6. İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİNİ SINIRLAYAN

UNSURLAR............................................................................... 121

7. HİLELERİ TESPİT ETMEDE, ORTAYA ÇIKARMADA VE

ÖNLEMEDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİLİLİĞİ........... 122

7.1. Hileye İlişkin Belirtiler ve Kırmızı Bayraklar...................... 122

7.2. Hilelerin Ortaya Çıkartılması.............................................. 124

7.2.1. Nakit Hırsızlığının Önlenmesi ve Ortaya

Çıkartılması............................................................. 125

7.2.2. Faturalara İlişkin Hilelerin Önlenmesi ve Ortaya

Çıkartılması............................................................. 126

7.2.3. Bordrolara İlişkin Hilelerin Önlenmesi ve Ortaya

Çıkartılması............................................................. 128

7.2.4. Çeklere İlişkin Hilelerin Önlenmesi ve Ortaya

Çıkartılması............................................................. 129

7.2.5. Gider Kalemlerine İlişkin Hilelerin Önlenmesi ve

Ortaya Çıkartılması ................................................. 130

7.2.6. Stoklara İlişkin Hilelerin Önlenmesi ve Ortaya

Çıkartılması............................................................. 131

7.3. Hilenin Araştırılması .......................................................... 131

8. İŞLETMELERDE MUHASEBE HATA VE HİLELERİNİ

ÖNLEMEDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİ............ 133

BÖLÜM 4.

HİLELİ FİNANSAL RAPORLAMANIN ÖNLENMESİNDE

İÇ KONTROL SİSTEMİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ

1. UYGULAMA AMACI VE KAPSAMI (UYGULAMA 1).......... 137

2. XYZ İŞLETMESİ HAKKINDA GENEL AÇIKLAMALAR....... 137

3. İŞLETMENİN İÇ KONTROL SİSTEMİ..................................... 138

3.1. Firmanın Denetim Faaliyetleri ............................................ 140

3.1.1. Günlük İç Denetim Faaliyetleri................................ 140

3.1.2. Aylık İç Denetim Faaliyetleri................................... 141

3.1.3. Üç Aylık İç Denetim Faaliyetleri ............................. 143

3.1.4. Yıllık İç Denetim Faaliyetleri .................................. 143

4. XYZ İŞLETMESİNDE HİLELİ FİNANSAL RAPORLAMAYI

ÖNLEMEDE İÇ KONTROL SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİ............ 149

5. UYGULAMA ÖRNEĞİ - 2......................................................... 153

5.1. İç Kontrol Sistemi .............................................................. 153

5.2. Pratik Uygulama................................................................. 155

Örnek: Satın Alma ve İş Akışı ve İç Kontrol Süreçleri....................... 158

Örnek: Satın Alma Sorumlusu Görev Tanımı .................................... 159

Örnek: Satın Alma Personeli Görev Tanımı....................................... 161

SONUÇ VE ÖNERİLER ...................................................................... 165

KAYNAKÇA ................................................................................... 173

Kitaplar............................................................................................. 173

Dergi ve Makaleler............................................................................ 177

Tezler ve Diğer Kaynaklar ................................................................ 181

TABLO VE ŞEKİLER

Tablo 1: İç Kontrol-Muhasebe Kontrolleri......................................... 154

Şekil 1. Çalışan Hilelerinin Sınıflandırılması ....................................... 19

Şekil 2. Hileli Ödemelerin Sınıflandırılması ........................................ 20

Şekil 3. Hile Üçgeni ............................................................................ 31

Şekil 4. XYZ Firması İç Denetim Bölümü Organizasyon Şeması....... 140

Şekil 5. Coso Piramide ...................................................................... 155